Site veya bina ile ilgili karar alınabilmesi ve yönetimin seçimi yapılabilmesi için her sene en az bir kere kat maliklerinin toplanması gerekiyor. İşte kat maliklerinin çağrısının yapılabilmesi için SiteBYS’de genel kurul çağrısı bölümü bu işe yarıyor. Genel Kurul çağrısı bölümü Bilgilendirme menüsü altında yer almaktadır.

• Site bölümünden genel kurul çağrısı yapılacak site veya binayı seçiniz
• Blok seçimi yapınız, tüm site katılıyorsa tüm bloklar seçebilirsiniz
• Birinci ve ikinci toplantı tarih ve saatlerini belirleyiniz.
• Metin alanına toplantı yeri ve genel kurul gündemini belirtiniz.

“Kaydet” butonuna basınız

Kaydedilen Genel Kurul Çağrı kayıtlarını ister, e-posta gönderebilir, ister, yazdırabilir, düzenleyip silme işlemini gerçekleştirebilirsiniz.

Ödeme Çağrısı, aidat ve diğer borçlarını geciktiren daire sakinlerine e-posta ve posta yolu ile ödeme çağrısı yapılmasına olanak sağlar.  Ödeme Çağrısı ekranını kullanmak için; Bilgilendirme > Ödeme Çağrısı ekranını açınız.

1. Sol taraftaki filtre ekranında ödeme çağrısı yapılacak daire sakinlerini bulunuz. 
   1. Filtre ekranında, blok, oturan, aidat grubu, adı soyadı, e-posta vb. kriterlere göre filtreleme ve sorgulama yapabilirsiniz.
2. Ödeme çağrısı yapılacak daire sakinlerini sol taraftaki seçim kutusunu kullanarak seçiniz. (Daire sakinlerinin e-posta adreslerinin olmasına dikkat ediniz.)

Ödeme çağrısı daire sakini listesi 25’li satır olarak listelenir, Liste üzerindeki sayfa numaralarından diğer sayfalara geçiş yapabilirsiniz. 

Seçim yaptığınızda yine listenin sağ üst tarafında seçilen daire sakinleri sayısı listelenmektedir.

1. “Sonraki” butonuna basarak, bir sonraki işlemi seçiniz, 
2. Ödeme çağrısı içeriğinde kullanılacak metni yazınız.
3. “Kaydet” butonuna basarak işlemi kaydediniz.
4. “Gönder” butonuna basarak e-posta gönderebilirsiniz.
5. “Yazdır” butonuna basarak çıktı alabilirsiniz.

Aidat ve gider bildirimleri ekranının çalışma mantığı da aynı üye cari bilgilerinin e-posta olarak gönderilmesi ekranı gibi çalışır. Filtreleme ekranlarında yıl, dönem ve borç türü bilgilerini seçerek ve parametre seçeneklerine göre e-posta ile borç bilgilendirmesi yapılabilinir.

Site Yönetim Programı SiteBYS de mail gönderim şablonları oluşturmak için Menü > Bilgilendirme > E-Posta > E-Posta Şablonları Linkini tıklayınız.

Şablon Adı : Oluşturduğunuz şablonun adını yazınız.

Parametreler : Borç bildirimi, dönem, borç türü ve bakiye bilgilerini şablon içinde kullanabilirsiniz.

Parametreler ile sistem daire sakinlerine ait bakiye, yıl, borç türü vb. bilgileri çeker.

Mesaj : Şablon içeriğini mesaj bölümüne yazıp, KAYDET butonu ile mail şablonunu kaydediniz.

SMS raporları için Menü > Raporlar > Bilgilendirme Raporları > SMS Raporu linkini tıklayınız.

Ekranda; tarih aralığı ve Daire Sakini adı soyadına göre sorgu ve filtreleme yapabilirsiniz.

Sistemde Başarılı gönderimleri (check) işareti ile, başarısız gönderimleri (çarpı) işareti ile görüntüleyebilirsiniz. 

Listede, SMS bilgilendirmenin gittiği kişi, Mesaj içeriği, işlem zamanı ve işlemi yapan kullanıcı bilgileri listelenmektedir.