Genel gider kaydı yapıldığında işlemler genel gider listesinde görüntülenir. Genel giderleri tarih aralığına ve gider türüne göre filtreleyebilirsiniz.
Giderler, Belge, İşlem tarihi, gider türü, açıklama ve tutara göre listelenir. İşlemler bölümünden düzenleyebilir veya işlemi silebilirsiniz.
Genel gider kaydı için Gider & Ödemeler > Genel Gider > Yeni Gider” i tıklayınız.
Açılan ekranda ;
Belge No : Alınan belge veya fiş numarasını giriniz
İşlem Tarihi : İşlem tarihi otomatik gelir, isterseniz değiştirme yapabilirsiniz.
Gider Türü : Listeden seçiniz, Listede yoksa ekleme işlemlerini öğrenmek için bakınız.
Kasa / Banka : Gider yaptığınız kasa/banka kasasını seçiniz. Eğer nakit ödeme ise nakit kasa, bankadan işlem ise ödeme yaptığınız banka hesabını seçebilirsiniz.
Tutar : ödeme yaptığınız tutarı yazınız.
Açıklama : gider açıklamasını kaydediniz.
“Kaydet” butonunu tıklayarak işlemi tamamlayınız.
SiteBYS’de genel gider bölümü özellikle nakit yapılan küçük ödemelerin işlenmesi için geliştirilmiştir. Örneğin, kırtasiye fotokopi çekimi, bakkaldan su, meşrubat türü alımlar genelde fişle yapılır ve genel gider tanımı içindedir.
Tedarikçiye yapılan tedarikçi tarafından iade veya iptal edilmesi durumunda sistemde bu ekran kullanılır. İşlem Tarihi, Hesap türü seçilir.
Hesap bölümünde iade / iptal işlemini yapan tedarikçi seçilir.
Alınan tutar, Alınan kasa/banka hesabı seçilir. Sistem açıklamayı otomatik yazar.
“Kaydet” butonuna basarak kayıt işlemi gerçekleştir.
Özellikle nakit yapılan ödemelerde Gider Makbuzu düzenlenmesi gerekmektedir. SiteBYS’de gider makbuzu düzenlenmesi oldukça pratik ve kolaydır.
Fatura ve Gider Makbuzu A4 de 2 nüsha olacak şekilde yazdırılır. Bir nüshası karşı tarafa verilir, diğer nüsha tedarikçinin imzası alınarak dosyalanır.
Üst orta bölümündeki “Yazdır” linkine tıklanarak yazdırma işlemi başlatılır.
Gider Makbuzu bu alandaki tüm ihtiyaçlar göz önünde bulundurularak hazırlanmıştır.
Fatura ve Gider Kayıtlarının tamamlanması ile oluşan kayıtlar “Ödeme Listesi” ekranında listelenir.
Ödeme Listesi ekranı da tıpkı diğer listeleme ekranları ile benzer özellikler gösterir. Bu ekrandaki en önemli özelliklerden biri Fatura & Gider Kaydı sırasında fatura veya gider dokümanı “Doküman” sütununda gösterilir. Belge No bölümüne tıklandığında Gider Makbuzu Yazdırma ekranı açılır.
Tahakkuk ettirilen fatura ve giderlerin ödeme kayıtlarının yapıldığı ekrandır.
* Fatura / İşlem No: Ödeme kaydı yapılacak faturayı seçmek için “Fatura Seç” butonuna basınız. Açılan pencerede işlem kaydı yapılacak faturayı seçiniz.
* Ödeme Tarihi : Ödeme Tarihi otomatik gelir. Ancak siz işlem yapılan tarihi değiştirebilirsiniz.
* Gider Türü : Ödeme kaydı yapılan gider türünü seçiniz, Gider türünün nasıl eklendiği için bakınız.
* Hesap Türü : Fatura seçildiğinde sistem otomatik Tedarikçi olarak getirir.
* Hesap : Fatura seçildiğinde tedarikçi bilgisi sistem tarafında getirilir.
* Ödenen Tutar : Fatura seçildiğinde tutar bilgisi sistem tarafından getirilir.
* Kasa / Banka : Ödemenin yapılma şeklini ve hangi kasadan yapıldığını seçiniz. Nakit ödeme için nakit kasa, banka vasıtası ile ödeme yapıldıysa Banka hesabını seçiniz.
* İşlem : Bankadan EFT veya Havale yapıldığında sistem Havale veya EFT ücretini, eğer komisyon tutarına bir tutar yazarsanız Genel Gider işlemlerine otomatik olarak yansıtır. Bu sayede banka giderlerini tek tek yazmak ile uğraşmazsınız. Komisyon tutarlarını tanımlamak için bakınız.
* Açıklama : Ödeme Kaydı ile ilgili bir açıklama girmek için bu alanı kullanınız.
“Kaydet” butonuna basarak işlemi kaydediniz.
Fatura ve Gider Ekleme ekranında yapılan işlemler bu ekranda listelenir. Soldaki filtreleme alanlarında Tarih Aralığına göre, Tipi, Gider Türü, Hesap Tipi ve Hesap adına göre filtreleme ve arama alanları bulunur.
Liste ekranında kayıt ekranında yapılan işlemler listelenir. Düzenleme işlemleri listenin sağında yer alır.
Profesyonel Site Yönetim Firmalarında çalışan SGK’sı Profesyonel yönetim firması tarafından ödenen bina görevlilerinin maaş, avans, vb. gider tahakkukları yine “Fatura – Gider Ekle” ekranından yapılır. Fatura – Gider Ekleme ile Personel Giderleri ekleme işlemi arasındaki fark;
* Gider Türü : Personel gideri için bir gider türü seçiniz, Listede yok ise eklemek için Tanımlar ve Ayarlar bölümüne gidiniz.
* Hesap Türü : Personel Seçiniz
* Hesap : “Seç” butonuna basınca çıkan ekranda giderin ekleneceği personeli seçiniz.
Diğer bölümler Fatura ve Gider Ekleme ile aynı şekildedir.
Fatura ve Gider ödeme zamanlarının hatırlatılması
Fatura ve gider kayıt işlemleri sırasında Son Ödeme Tarihi belirlendikten sonra altta bulunan “Hatırlatmaya Ekle” işaretlendiği zaman sistem, bu işlemi Ajandaya kaydeder. Ödeme günü geldiğinde hem ana sayfada hem de ajanda da yapılacak ödeme işlemi, site/bina yönetimine sisteme giriş yaptığında gösterilir.
Apartman ve Site Yönetim programında Site/binaya ait doğalgaz, elektrik, su, telefon veya bir ekipman veya hizmete ait gelen faturaların kayıt edildiği ekrandır. Eklemek için “Gider ve Ödemeler > Fatura & Gider Ekle” linkini tıklayınız.
* Belge/Fatura No: Gelen faturanın numarasını girebilirsiniz.
* İşlem Tarihi : Otomatik olarak gelir, değiştirebilirsiniz.
* Tipi : standart olarak fatura gelir.
* Gider Türü : Fatura için bir gider türü seçiniz, Listede yok ise eklemek için Tanımlar ve Ayarlar bölümüne gidiniz. (Bakınız : Gider ekleme)
* Hesap Türü : Tedarikçi Seçiniz.
* Hesap : “Seç” butonuna basınca çıkan ekranda faturanın geldiği tedarikçiyi seçiniz.
* Tutar : Fatura Tutarını giriniz,
* Son Ödeme Tarihi : Faturanın son ödeme tarihini giriniz.
* Hatırlatmaya Ekle : Bu seçeneği işaretlediğinizde sistem Ajanda ve ana sayfada son ödeme tarihinde sisteme giriş yaptığınızda hem ajanda da hem ana sayfada size o günkü fatura ödemelerinizi gösterir.
* Açıklama : Fatura ile ilgili bir açıklama girebilirsiniz.
* Doküman : Faturaya ait taranmış görseli ve pdf dokümanı yükleyebilirsiniz.
“Kaydet” butonuna tıklayarak işlemi tamamlayınız.
Ödendi kutusunu işaretler iseniz, faturayı sisteme kaydederken aynı zamanda ödemesini de ekleyerek kasadan çıkış işlemini gerçekleştirebilirsiniz.