Okunan Sayaçların Daire Sakinlerine Faturalandırılma (Borçlandırma) Yapılması

/in , /tarafından

Aidat ve Gelirler menüsünden Borç başlığı altındaki Toplu Borç ekle butonuna tıklayınız.

Açılan ekranda ekleyeceğiniz borç için dönem, aidat grubu, blok, oturan, gelir grubu ve toplam tüketim tutarı bilgilerini seçtikten sonra Gelişmiş hesaplama butonunu açık hale getirip hesaplama şeklini seçip girilen sayaç bilgisine göre seçiminizi yapabilirsiniz. Örneğin Soğuk su tüketimine göre.

İşlem tarihi ve son ödeme tarihi girdikten sonra isterseniz açıklama da ekleyerek kaydet butonuna basabilirsiniz.

Excel’den Toplu Sayaç Okuma Bilgilerinin Aktarılması

/in , /tarafından

Bazı merkezi sistem ısınma sistemi kullanan sitelerde sayaçlar okuma firmaları tarafından otomatik olarak uzaktan okunmaktadır. Bu tür durumlarda okuma firması tarafından gönderilen excel dosyalarını sisteme tanıtarak toplu sayaç okuma işlemi yapabilirsiniz.

Sayaçlar menüsünden Excelden Sayaç Okuma menüsüne gelin.

Açılan excelden sayaç aktarım sayfasında sayaç okuma bilgileri doldurduktan sonra excelinizdeki başlangıç ve bitiş satırını yazıp Dosya Seç kısmından hazırladığınız excel dosyasını seçiniz ve Tabloya aktar butonuna basınız. Sayaç bilgileri sayfanın alt kısımda gözükecektir, gerekli kontrolleri yaptıktan sonra sayfanın en altındaki Tablodaki Verileri Sisteme Aktar butonuna tıklayınız.

Sayaç Okuma ve Kayıt İşlemleri

/in , /tarafından

SiteBYS’ de sayaç okuma ve kayıt işlemleri için Menü > Yönetim > Sayaçlar menüsüne tıklayınız. Her bir borç için ayrı sayaç girme menüsü bulunmaktadır.

Hangi borç sayacını girecekseniz onu tıklayınız.

Açılan ekranda yıl, dönem, okuma tarihi ve okuma saati girdikten sonra sağ taraftaki Düzenleme Ekranını Aç butonuna tıklayınız.

Düzenleme ekranı da yukarıdaki ekranın aynısıdır, sadece bu ekranda ilk endeks ve son endeks bilgilerini girebileceğiniz alanlar aktiftir. Bir önceki ayın endekslerini girdiyseniz ilk endeks bir önceki ayın son endeksi olarak otomatik gelecektir. Sayaç bilgilerini girdikten sonra Kaydet butonuna basınız.

Diğer borç sayaçlarının da girilmesi aynı şekildedir. Menüden gireceğiniz sayacı seçerek yukarıdaki bilgilere göre endeks bilgilerini girebilirsiniz.

Genel Kurul Çağrısı

/in , /tarafından

Site veya bina ile ilgili karar alınabilmesi ve yönetimin seçimi yapılabilmesi için her sene en az bir kere kat maliklerinin toplanması gerekiyor. İşte kat maliklerinin çağrısının yapılabilmesi için SiteBYS’de genel kurul çağrısı bölümü bu işe yarıyor. Genel Kurul çağrısı bölümü Bilgilendirme menüsü altında yer almaktadır.

  • Site bölümünden genel kurul çağrısı yapılacak site veya binayı seçiniz
  • Blok seçimi yapınız, tüm site katılıyorsa tüm bloklar seçebilirsiniz
  • Birinci ve ikinci toplantı tarih ve saatlerini belirleyiniz.
  • Metin alanına toplantı yeri ve genel kurul gündemini belirtiniz.

“Kaydet” butonuna basınız

Kaydedilen Genel Kurul Çağrı kayıtlarını ister, e-posta gönderebilir, ister, yazdırabilir, düzenleyip silme işlemini gerçekleştirebilirsiniz.

Tebligat Nedir? Ödeme Çağrısı ile arasında ne fark vardır? Nasıl Çalışır?

/in , /tarafından

Tebligat, ödeme çağrısı yapılmış ama hala borcunu ödememiş daire sakinlerine borcun artık resmi yollarla alınacağının bilgisinin verilmesine sağlayan bilgilendirme türüdür.

Ödeme çağrısı ile arasındaki fark, ödeme çağrısı; borcunu ödemeyen daire sakinlerini adı üstünde ödemeye çağıran bir bilgilendirme iken, Tebligat ise artık borcun resmi kanallardan alınacağına dair bilgilendirmenin yapılmasıdır.

Tebligatın çalışma mantığı aynı ödeme çağrısı gibidir. 2 aşamalıdır. 

  1. aşamada aynı ödeme çağrısı gibi tebligat yapılacak daire sakinlerinin bulunması ve seçilmesi sağlanır.
  2. aşamada ise tebligatta yapılacak metin içeriğinin hazırlanması, kaydedilmesi ve yazdırılması esaslarına dayanır.

Ödeme Çağrısı Nedir? Nasıl Çalışır?

/in , /tarafından

Ödeme Çağrısı, aidat ve diğer borçlarını geciktiren daire sakinlerine e-posta ve posta yolu ile ödeme çağrısı yapılmasına olanak sağlar.  Ödeme Çağrısı ekranını kullanmak için; Bilgilendirme > Ödeme Çağrısı ekranını açınız.

  1. Sol taraftaki filtre ekranında ödeme çağrısı yapılacak daire sakinlerini bulunuz. 
    1. Filtre ekranında, blok, oturan, aidat grubu, adı soyadı, e-posta vb. kriterlere göre filtreleme ve sorgulama yapabilirsiniz.
  2. Ödeme çağrısı yapılacak daire sakinlerini sol taraftaki seçim kutusunu kullanarak seçiniz. (Daire sakinlerinin e-posta adreslerinin olmasına dikkat ediniz.)

Ödeme çağrısı daire sakini listesi 25’li satır olarak listelenir, Liste üzerindeki sayfa numaralarından diğer sayfalara geçiş yapabilirsiniz. 

Seçim yaptığınızda yine listenin sağ üst tarafında seçilen daire sakinleri sayısı listelenmektedir.

  1. “Sonraki” butonuna basarak, bir sonraki işlemi seçiniz, 
  2. Ödeme çağrısı içeriğinde kullanılacak metni yazınız.
  3. “Kaydet” butonuna basarak işlemi kaydediniz.
  4. “Gönder” butonuna basarak e-posta gönderebilirsiniz.
  5. “Yazdır” butonuna basarak çıktı alabilirsiniz.

Mail Raporlarını Nasıl Alabiliriz?

/in , /tarafından

Mail gönderim raporlarını almak için Menü > Raporlar > Bilgilendirme Raporları > E-Posta Raporu linkini tıklayınız.

Ekranda; tarih aralığı ve Daire Sakini adı soyadına göre sorgu ve filtreleme yapabilirsiniz.

Listede, mail  bilgilendirmenin gittiği kişi, Mesaj içeriği, işlem zamanı ve işlemi yapan kullanıcı bilgileri listelenmektedir.

Aidat ve Gider Bildirimlerinin E-Posta Olarak Gönderilmesi

/in , /tarafından

Aidat ve gider bildirimleri ekranının çalışma mantığı da aynı üye cari bilgilerinin e-posta olarak gönderilmesi ekranı gibi çalışır. Filtreleme ekranlarında yıl, dönem ve borç türü bilgilerini seçerek ve parametre seçeneklerine göre e-posta ile borç bilgilendirmesi yapılabilinir.

Üye Carilerinin E-Posta Olarak Gönderilmesi

/in , /tarafından

Daire sakinlerine cari bilgilerini mail göndermek için ; “Menü > Bilgilendirme > E-Posta > E-Posta Gönder – Üye Cari” menüsünü tıklayınız.

Filtreleme Seçenekleri ;
E-Posta Gönderme Seçeneği : Cari E-Posta, daire sakinlerine cari bilgilendirme göndermek için seçilir,

Genel E-Posta : Daire sakinlerine, duyuru, haber vb. bilgilendirme göndermek için kullanılır.

Son Ödeme tarihi Dikkate Alınsın : Seçili olduğunda zamanı gelmemiş aidat ve borçlar, gösterilmez.

Filtreleme seçenekleri; blok, oturan, aidat grubu vb. seçeneklere göre filtreleme yapılabilinir.

Arama seçenekleri;  Daire sakini adı, soyadı, e-posta, araç plakası seçeneklerine göre sorgulama yapılabilinir.

Üye listesi ekranında, 2 seçenek vardır. 1. si daire sakini seçmek için 2. seçenek ise Cari tablo gönder seçmek içindir.

Sistem e-postası olmayan daire sakinlerine gönderme yapmaz, Daire sakinlerini ister tek tek, isterseniz birden fazlasını veya tümünü seçerek sonraki butonunu tıklayınız.

2.Ekranda ise E-posta gönderim mesajı oluşturmak için kullanılır. Bu ekranda ister şablon mesajlarını seçebilirsiniz. İsterseniz, kendiniz yeni bir e-posta gönderim mesajı oluşturabilirsiniz.

 

E-Posta Şablonları Oluşturma

/in , /tarafından

Site Yönetim Programı SiteBYS de mail gönderim şablonları oluşturmak için Menü > Bilgilendirme > E-Posta > E-Posta Şablonları Linkini tıklayınız.

Şablon Adı : Oluşturduğunuz şablonun adını yazınız.

Parametreler : Borç bildirimi, dönem, borç türü ve bakiye bilgilerini şablon içinde kullanabilirsiniz.

Parametreler ile sistem daire sakinlerine ait bakiye, yıl, borç türü vb. bilgileri çeker.

Mesaj : Şablon içeriğini mesaj bölümüne yazıp, KAYDET butonu ile mail şablonunu kaydediniz.

Hafta içi 09:00 - 18:00
destek hattı 444 35 72
info@programofisi.com.tr

Gelişmelerden haberdar olmak için
mail listemize kayıt olun!

PROGRAMOFİSİ YAZILIM EĞİTİM ve DANIŞMANLIK A.Ş. © 2021. Tüm Hakları Saklıdır. | Localveri İzmir Web Tasarım