Özellikle dışarıdan merkezi sistem sayaç okuma firmalarına sayaç okutan sitelerde bu ekran yoğun kullanılmaktadır. Okuma firmasından gelen excel, şablon olarak gönderdiğimiz excel dosyasına göre düzenlenir.

ÖNEMLİ NOT : Exceldeki gelir grubu sütunundaki Gelir Türü  ile Gelir tanımlarındaki Gelir türü aynı şekilde olmalıdır. (Büyük harf, küçük harfe dikkat edilmelidir)

Toplu borç aktarım şablonuna göre excel tablosu hazırlandıktan sonra excelden toplu borç aktar ekranını açınız.

• Yıl ve dönemi seçiniz,
• Sütun seçeneklerini exceldeki sütun seçenekleri ile yukarıdaki resimde görüldüğü gibi eşleştiriniz.
• Başlangıç ve bitiş satırını seçiniz. (Başlangıç satırının ilk blok ve ilk daire olmasına dikkat ediniz, daire sayısı yüksek sitelerde bitiş satırı olarak 100 satır olacak şekilde ayarlayınız,)
• Bilgisayarınızdaki toplu borç aktarılacak şablon excel dosyasını “Dosya Seç” butonu ile seçiniz,
• “Tabloya Aktar” Butonunu tıklayınız. Yukarıdaki gibi excel dosyasındaki verilerin sisteme aktarıldığını görüp verileri inceledikten sonra altta bulunan “Tablodaki Verileri Sisteme Aktar” butonunu tıklayınız.
• “İşlem Başarıyla Tamamlandı” uyarısını gördükten sonra Borç Listesi” ekranından ilgili yıl, dönem ve borç türünü seçerek işlemi kontrol ediniz.

ÖNEMLİ NOT : Yanlış ve eksik excel düzenlemelerden kaynaklanan sorunlarda Borç Listesinden ilgili borç tek tek “Sil” butonuna basılarak silinmektedir. Bu yüzden excelden toplu borç aktarımlarında dikkatli olmanızı ve işlem öncesi yedek almanızı tavsiye ederiz.

SiteBYS’de toplu borç ekleme ekranı daire sakinine aidat dışındaki tüm borçlandırma işlemlerinin yapılabilmesi için tasarlanmıştır. 

Toplu borç ekranında yine kiracının ev sahiplerine ek bütçe ve demirbaş borçlandırması, elektrik, su, doğalgaz vb. sayaçların borçlandırmaları pratik ve kolay şekilde yapılabilmektedir.

Toplu Borç ekranında;

• Yıl : Borcun ekleneceği mevcut yılı seçiniz, 
• Dönem : Borcun ekleneceği mevcut dönemi seçiniz,
• Aidat Grubu : Tüm  aidat gruplarını seçiniz.
• Kiracının borçları kat malikine yazılsın : Mantolama, çatı tamiri, site kapısı vb. kiracıları ilgilendirmeyen demirbaş borçlandırmaları için “EVET” olarak işaretleyiniz
• Blok : Borçlandırılacak Fatura blok bazında ise,  blok seçiniz, tüm siteyi ilgilendiriyorsa “Tüm bloklar” olarak seçiniz.
• Oturan : Borçlandırılacak kişiler, sadece kiracılar olduğunda bu bölümü kullanabilirsiniz. Bunun dışında “Tümü” seçili olmalıdır.
• Gelir Grubu : Tanımlar ve Ayarlar Bölümünde tanımladığınız gelir tanımları bu bölümde listelenir. Bu bölümde seçeceğiniz değer tüm raporlara yansır. Zorunlu alandır.
• Tutar : Borçlandırılacak Tutarı yazınız. Tutarı belirlerken Gelişmiş hesaplama “kapalı” olursa, yazdığınız tutar kriterlere uygun olarak borçlandırılır. Gelişmiş hesaplama “Açık” olursa, kriterlere uygun olarak sistem tutarı paylaştırır.
• Gelişmiş Hesaplama : Gelişmiş Hesaplama “Açık” işaretlendiğinde İki seçenek açılır. 
  • Tutarı Paylaştır seçildiğinde açılan seçeneklerde;
    • Eşit Paylaştır ; yazılan tutarı daire sakinlerine eşit paylaştırır.
    • Doğalgaz Tüketimine göre; yazılan tutarı sayaçlarda girilen doğalgaz sayaç tüketimlerine göre paylaştırır.
    • Sıcak Su Tüketimine Göre; yazılan tutarı sayaçlarda girilen sıcak su sayaç tüketimlerine göre paylaştırır.
    • Soğuk Su Tüketimine Göre; yazılan tutarı sayaçlarda girilen soğuk su sayaç tüketimlerine göre paylaştırır.
    • Atık Su Tüketimine Göre; yazılan tutarı sayaçlarda girilen atık su sayaç tüketimlerine göre paylaştırır.
    • Elektrik Tüketimine Göre : yazılan tutarı sayaçlarda girilen elektrik sayaç tüketimlerine göre paylaştırır.
    • Isınma ve Sıcak Su Tüketimine Göre : yazılan tutarı sayaçlarda girilen ısınma ve sıcak su sayaç tüketimlerine göre paylaştırır.
    • Pay Ölçere Göre : yazılan tutarı sayaçlarda girilen doğalgaz sayaç tüketimlerini merkezi sistem yönetmeliğine göre %30 m2’ye, %70 Tüketime göre hesaplayarak  paylaştırır.
    • Net ve Brüt M2’ye Göre ; yazılan tutarı, Ayarlar ve Tanımlar bölümünde Daire tanımlarında belirlenen dairelerin Net ve Brüt m2’leri hesaplanarak, bu metrekare tutarlarına göre paylaştırır.
    • Arsa Payına Göre; yazılan tutarı, Ayarlar ve Tanımlar bölümünde Daire tanımlarında dairelerin yazılan arsa paylarına göre hesaplayarak paylaştırır. 
    • Petek Sayısına Göre : yazılan tutarı, Ayarlar ve Tanımlar bölümünde Daire tanımlarında dairelerin yazılan petek sayılarına göre hesaplayarak paylaştırır. 
  • İşlem Tarihi : sistem varsayılan olarak işlemin yapıldığı tarihi getirir. Ancak genellikle ek bütçe, demirbaş borçlandırmaları ay başları baz alınarak yapılmakta, fatura borçlandırmalarında fatura tarihi borç tahakkuk işlem tarihi olarak yapılmalıdır.
  • Son Ödeme Tarihi : sistem, yıl ve dönem (Ay) seçildiğinde son ödeme tarihini otomatik olarak ayın son günü olarak gösterir. Ancak kullanımlarda bu site yönetiminin tercihlerine göre değişmektedir. Fatura borçlandırmalarında fatura ödeme tarihinin son günü, ek bütçe ve demirbaş bütçe borçlandırmalarında ise ayın son günü seçilmektedir.
  • Açıklama : Borçlandırma işlemi ile yapılacak açıklama yazmak isteyenler için eklenmiş bir alan olup zorunlu bir alan değildir.

Aidat iade ekranı, tahakkuk ettirilen ve tahsilat yapılan aidatların iade işlemi için kullanılır. Bu ekran daha çok, siteden taşınan ve fazla ödeme yapmış daire sakinleri için kullanılmaktadır.

 Bu ekranda işlem yapmak için,

• İşlem tarihini seçiniz,
• İade işlemi yapılacak üyeyi, üye listesinden veya önceki üye listesini seçerek açılır kutudan arayınız ve işaretleyiniz.
• İade edilecek Aidatı çıkan aidat listesinden seçiniz,
• İade edilecek tutar, aidat tutarı kadar gelecektir. Siz iade edecek tutarı belirleyebilirsiniz.
• Kasa seçimi yapınız
• Açıklama otomatik gelir, isterseniz siz kendi açıklamanızı yazabilirsiniz.
• Yaptığınız işlemleri kontrol ettikten sonra “Kaydet” butonuna basarak işlemi tamamlayınız.

Kaydedilen Aidat İade İşlemleri, aidat iade listesinde listelenir. Bu ekranda Yıl, dönem ve daire sakini adı – soyadına göre sorgulama yapabilirsiniz.

SiteBYS için daire sakinlerine ister 10 daire, ister 1000 daire olsun, toplu aidat tahakkuk ettirmek için “Aidat ve Gelirler” Bölümündeki “Aidat” menüsündeki “Toplu Aidat Ekle” ekranı kullanılır.

Toplu Aidat eklemek için;

• Yılı ve dönemi seçiniz,
• Aidat Grubunu seçiniz, Aidat grubu hakkında bilgi almak için tıklayınız
• İşlem tarihini seçiniz; İşlem tarihi aidat tahakkuk ettirdiğiniz ayın ilk günü olmalıdır.
• Son Ödeme tarihi; Sistem otomatik olarak ayın son gününü seçer, çünkü o ay için aidatın son ödeme tarihi o ayın son günüdür.
• Açıklama; Herhangi bir açıklama girmek için oluşturulmuştur. Zorunlu alan değildir.

Not : (*) Yıldızlı alanlar zorunludur. Doldurmadan işlem yapamazsınız.

“Kaydet” butonuna basarak toplu aidat tahakkuk işlemini tamamlayabilirsiniz.