SiteBYS programına yeni başlayan veya başka bir programdan geçenlerin, daire sakini (Üye) bilgilerinin sisteme yüklenmesinden sonra ilk yapılacak işlemlerden biri de daire sakinlerinin bu sisteme geçtiği anda yönetime olan borç veya alacak devir tutarlarının sisteme girilmesidir. Daire sakini (üye) nin yönetime borcu varsa borç devir bölümüne, fazla ödeme yaptıysa alacak devir bölümüne eklenmesi gerekmektedir. 

Borç veya Alacak devir eklemek için “Hesaplar > Üyeler > Borç Devir Ekleme” Menüsünü Tıklayınız.

İşlem Tarihi :  Kayıt yaptığınız tarihi seçebilirsiniz.

Son Ödeme Tarihi : SiteBYS’de aidat tahakkuku yaptığınız aydan önceki ayın son gününü yapmanız gerekmektedir. (Örnek. Ocak 2019 ayı aidat borçlandırmaları Sitebys’den yapıyorsanız, borç devirlerinin son ödeme tarihi 31 Aralık 2018 tarihli olmalıdır. )

Açıklama : Borç Devir ile açıklama girilebilir. (Örnek : 2 Aylık Aidat Borcu gibi)

Borç Devir : Buraya Tutar yazılmalıdır. Yani Üyenin Yönetime olan toplam borcu bu bölüme yazılır. (NOT: Kuruşlarda lütfen (.) (Nokta) kullanınız (Örnek :12.99 Gibi)

Alacak Devir Ekleme : Borç Devir ile aynı ekrana sahiptir. Sadece Daire Sakini (üye) nin fazla ödemeleri Alacak Devir bölümüne girilmelidir.

Daire sakinlerini (Üye) toplu aktarmak için size gönderilen Excel Şablonunu sizden istenilen şekilde doldurunuz.

Excel Şablonunu hazırlarken dikkat edilecek kurallar;

• Blok yoksa, apartman veya tek bloksa bina ismini kısaca yazınız (örnek : Yeşilbahar Apt.)
• Oturan Kiracı ise (Kiracı), Ev sahibi kendi oturuyorsa (Kat Maliki) Yazınız, Kiracıların Daire Sahiplerini yazmayınız.
• Aidat Grubu, tüm site veya binadan tek aidat toplanıyorsa (Standart) yazınız, Eğer birden fazla farklı tutarda aidat toplanıyorsa her farklı tutarı isimlendiriniz (Örnek : 2+1, 3+1 veya dubleks, dükkan gibi)
• Adı ve Soyadı bölümlerini ayrı sütunlara giriniz
• GSM Numaralarını başında 0 olmadan bitişik yazınız (Örnek : 5321234567 gibi)
• GSM Numarası olmayan daire sakinlerine 0000000000 yazınız.
• Aidat Tutarların sonuna para birimi eklemeyiniz.

Excel Şablonuna göre aktarım ayarlarının yapılması

Hesaplar > Üyeler menüsünden “Excel Den Üye Ekle” yi tıklayınız. Açılan sayfada aşağıdaki görselde de görüldüğü gibi hazırladığınız excel şablonuna göre sütun isimleri ile sütunları eşleştiriniz.

Başlangıç Satırına İLK DAİRE numarasının bulunduğu satırı yazınız (ÖNEMLİ : Başlıkların bulunduğu satırı yazmayınız) Bitiş satırına ise daire numaralarının bittiği satırı yazınız. “Dosya Seç” butonunu tıklayarak bilgisayarınızda excel dosyasını bulunuz. “Tabloya Aktar” butonunu tıklayınız

( ÖNEMLİ NOT : Excel aktarımı 100 satır ile sınırlıdır. Daire sayısı 100’ü geçen sitelerde, exce bitiş satırını 100 olarak yazıp, tabloya aktarınız, kayıt işlemi tamamladıktan sonra, başlangıç satırını 101, bitiş satırını da dairelerin bitiş satır sayısını yazınız. Bu şekilde 1 den fazla hamle ile kolayca aktarabilirsiniz )

Kayıt ve Kontrol İşlemleri

Tabloya aktarılan verileri, kontrol edin, varsa eksik ve hataları düzeltin. En son “Tablodaki Verileri Sisteme Aktar” Butonunu tıklayarak Daire Sakini Üye Bilgilerini SiteBYS’ye yükleme işlemini tamamlayınız

“Tebrikler… Aktarma işlemi başarıyla tamamlandı” uyarısını gördüğünüzde aktardığınız tüm üye kayıtları sisteme aktarılmıştır. Menüdeki “Üye Listesi” linkini tıklayarak üye listesini sistemden kontrol edebilirsiniz.